تخلص من فوضى الورق: كيف تتعامل مع مستنداتك المنزلية | مال
تعرف على ما تحتاجه
يقول جون ويب، مدير شؤون المستهلك في وكالة Experian المرجعية الائتمانية: “في معظم الحالات، المستندات الوحيدة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها في المنزل هي وثائق الهوية المهمة مثل جواز السفر ورخصة القيادة وشهادة الميلاد”.
يمكن تخزين معظم المستندات الأخرى بشكل أكثر أمانًا بتنسيق رقمي.
إذا كنت بحاجة إلى إكمال إقرار ضريبي للتقييم الذاتي، على سبيل المثال، فهناك مستندات معينة يجب عليك الاحتفاظ بها، في حالة رغبة HM Revenue and Customs في التحقق من أن مبلغ الضريبة التي دفعتها يتوافق مع سجلاتك. تتضمن هذه المستندات أي مستندات تتعلق بأموالك، مثل مدفوعات الفائدة، أو مرتبطة بالدفع والتوظيف، مثل P45 وP60، بالإضافة إلى تفاصيل مدفوعات المزايا.
لا تحدد إدارة الإيرادات والجمارك البريطانية كيفية تخزين هذه السجلات – يمكنك اختيار الاحتفاظ بالسجلات الورقية أو الرقمية، أو استخدام برامج مسك الدفاتر. ولكنها تحدد المدة التي يجب عليك الاحتفاظ بها – قد تصل إلى خمس سنوات إذا كنت تعمل لحسابك الخاص.
إذا قمت بإكمال الإقرار الضريبي في الموعد النهائي أو قبله، تنص القواعد على أنه يجب عليك الاحتفاظ بسجلاتك لمدة 22 شهرًا على الأقل بعد نهاية السنة الضريبية التي تم تقديم الإقرار الضريبي فيها. إذا قمت بتقديم إقرارك الضريبي بعد الموعد النهائي، فيجب عليك الاحتفاظ بالسجلات لمدة 15 شهرًا بعد التاريخ الذي قدمته فيه. إذا كنت تعمل لحسابك الخاص، فأنت بحاجة إلى الاحتفاظ بسجلاتك لمدة خمس سنوات بعد الموعد النهائي لتقديم الطلبات في 31 يناير للسنة الضريبية المعنية.
اذهب إلى عالم رقمي
قد يتفوق الورق على موسيقى الروك في لعبة مقص الورق، ولكن من وجهة نظر خطر سرقة الهوية، فإن الورق الرقمي يتفوق على الورق.
يقول ستيف جودارد، الخبير في موضوع الاحتيال في شركة فيتشر سبيس، وهي شركة تكنولوجيا متخصصة في مكافحة الاحتيال: “يجب على الأشخاص الاستفادة من عروض البنوك لإرسال البيانات إلكترونيًا، سواء كان ذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو الوصول إليها من خلال التطبيقات المصرفية أو عبر عمليات تسجيل الدخول الآمنة”. مكافحة الاحتيال والجرائم المالية.
ويضيف: “لست بحاجة إلى إرسال بياناتك المصرفية، أو أي نوع من المستندات الحساسة إليك مباشرة”. الأمر نفسه ينطبق على فواتير الخدمات وتفاصيل الراتب.
ومع ذلك، هناك ظروف قد تحتاج فيها إلى إنتاجها بالطبع. “عندما تتقدم بطلب للحصول على الائتمان، قد تطلب الشركات فواتير أو بيانات لتأكيد هويتك. قد يكون هذا أمرًا شائعًا عند التقدم بطلب للحصول على رهن عقاري. يقول ويب: “يطلبون عادةً رسائل مؤرخة خلال الأشهر الثلاثة الماضية”.
لكنه يقول إن العديد من الشركات ستقبل النسخ الإلكترونية من هذه الفواتير أو البيانات، لذلك لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها في منزلك. “إذا طلبوا نسخة أصلية، يمكنك في معظم الحالات أن تطلب إرسالها إليك عندما تحتاج إليها.”
إذا كنت لا تزال تتلقى مستندات مالية أو وثائق سرية أخرى عبر البريد من وقت لآخر، ففكر في تصويرها أو مسحها ضوئيًا لتخزينها عبر الإنترنت، ثم تدمير النسخ الورقية.
قم بالتخزين بأمان – عبر الإنترنت وغير متصل
يقول ويب: “إنها فكرة جيدة ألا تتجول حاملاً مستنداتك المهمة وهويتك معًا، أو تتركها في سيارتك”.
وبالمثل، كما يقول، أبقِ الأوراق مغلقة وبعيدة عن الطريق في المنزل – وليس ملقاة على طاولة المطبخ. “لا تقلل من شأن مستوى المعلومات المفيد للمجرم – أي نوع من المعلومات التي يمكنهم جمعها، يمكنهم استخدامها لانتحال شخصيتك أو إنشاء هوية اصطناعية.”
في حين أنه قد يكون من المناسب الاحتفاظ بكل المسؤول في درج واحد في غرفة واحدة بالمنزل، إلا أن الخبراء يقولون إنه من الحكمة الاحتفاظ بالمستندات في أماكن مختلفة. إن تخزين كل شيء معًا في مكان واحد من شأنه أن يجعل الأمور سهلة للغاية بالنسبة لأي شخص يتطلع إلى سرقة معلوماتك الشخصية.
يقول ويب إنه من المهم أيضًا الاهتمام بالمسؤول الرقمي. “إذا قررت تخزين نسخ إلكترونية من المستندات، فمن المهم التأكد من أن جهازك محمي بكلمة مرور. لذا، لا تحمل معك محرك أقراص USB يحمل جميع مستنداتك المهمة.
تدمير الوثائق القديمة
يقول ويب: “من المهم تدمير أي مستندات تحتوي على معلومات شخصية بعناية قبل التخلص منها”. “قد يؤدي التخلص منها سليمة إلى وقوع معلوماتك في الأيدي الخطأ، وإذا حصل المحتال على بياناتك الشخصية، فمن المرجح أن تصبح ضحية للاحتيال على الهوية.”
ويضيف أنه إذا كنت لا تزال تتلقى بانتظام بيانات ورقية أو مستندات أخرى، فقد يكون من المفيد الاستثمار في آلة تمزيقها حتى تتمكن من تدميرها بشكل صحيح قبل التخلص منها. فكر في استخدام آلة التقطيع المتقاطعة إن أمكن. تعمل هذه على تقطيع الورق إلى قطع أصغر وتجعل تجميع المستندات معًا أكثر صعوبة من آلة القطع الشريطية القياسية.
يوافق جودارد على ذلك قائلاً: “قم بتمزيق مستنداتك”. “وهذا يشمل أشياء مثل الملصقات البريدية التي تحصل عليها عند التسليم من أمازون، والتي تحتوي على عنوانك وتفاصيلك في كل مكان. يجب عليك التأكد من إزالة هذه الملصقات وتدميرها، أو بدلاً من ذلك استخدم قلم تحديد سميك لإخفاء التفاصيل.
إذا واجهت كميات كبيرة من المستندات السرية، ربما لأنك تدير مشروعًا تجاريًا من المنزل، أو لأنك تتعامل مع شؤون شخص عزيز عليك بعد تعرضه لحادث فاجع، فقد يكون من المنطقي الاستعانة بمصادر خارجية للتمزيق.
هناك العديد من الخدمات التي ستزودك بكيس قابل للغلق للنفايات السرية، ثم جمع مستنداتك وتمزيقها في آلة صناعية. تختلف التكاليف والكميات – على سبيل المثال، تتقاضى شركة Squab Shredding في Leamington Spa، Warwickshire، 7 جنيهات إسترلينية لحقيبة يصل وزنها إلى 16 كجم، دون حد أدنى للكمية.
لا ينبغي تدمير النسخ الورقية فقط، بل يجب حذف النسخ الرقمية بشكل آمن عندما لا تعود بحاجة إليها.
مراقبة التصنيف الائتماني الخاص بك
هناك عدد من العلامات التحذيرية التي يمكن أن توضح أن مستنداتك الشخصية قد تم استخدامها من قبل أشخاص يسعون للسرقة منك أو التقدم بطلب للحصول على ائتمان باسمك.
تحقق من البيانات المصرفية وابحث عن المدفوعات التي لا تتذكر قيامك بها.
كن يقظًا في حالة اختفاء الرسائل الرسمية التي تتوقعها في البريد – فقد يعني ذلك أنه تتم إعادة توجيه مراسلاتك إلى محتال.
وبالمثل، إذا تلقيت رسائل أو رسائل بريد إلكتروني حول منتجات أو خدمات لم تطلبها مطلقًا، فيجب أن تدق أجراس الإنذار. إذا تم رفض طلب الحصول على الائتمان الخاص بك بشكل غير متوقع، فقد يعني ذلك أنه قد تم تقديم طلبات متعددة بواسطة شخص يستخدم اسمك.
“من المفيد التحقق من تقرير الائتمان المجاني الخاص بك مع جميع وكالات الائتمان المرجعية الثلاث [Experian, Equifax and TransUnion] يقول ويب: “مرة واحدة على الأقل في السنة”.
